Bab 3 SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, DAN STRATEGI

Bab 3

SISTEM INFORMASI, ORGANISASI, DAN STRATEGI

Sebagai seorang manajer, anda perlu tahu mengenai hubungan antar oeganisasi, sistem informasi, dan strategi bisnis. Bab ini memperkenalkan ciri-ciri dari organisasi yang perlu anda pahami saat anda mendesain, membangun, dan menjalankan sistem informasi manajemen. Selanjutnya, kita menguas masalah-masalah yang dihadapi perusahaan dari kompetensi dan berbagai macam cara sistem informasi memberikan keuntungan yang kompetitif.

3.1 Organisasi dan Sistem Informasi

Sistem informasi dan organisasi memengaruhi satu sama lain. Sistem informasi dibangun oleh manajer untuk melayani kepemtingan perusahaan. Pada saat yang bersamaan, organisasi harus waspad dan terbuka terhadap pengaruh sistem Iformasi untuk mendapatkan manfaat dari teknologi tersebut.

Sebagai seorang manajer, anda akan menjadi orang yang memutuskan sistem apa yang akan dibangun, apa yang dapat dilakukan sistem tersebut, dan bagaimana sistem akan diterapakan. Anda mungkin tidak dapat mengantisipasi konsekuensi dari semua keputusan.

Ciri-ciri Organisasi

Seluruh organisasi modern memiliki kerakteristik tertentu. Organisasi ini merupakan birokrasi dengan pembagian tenaga kerja dan sepesialisasi yang jelas. Organisasi mengatur spesialis pada hierarki wewenang dimana setiap orang bertanggung jawab terhadap seseorang dan wewenag terbatas pada tidakan tertentu yang dibatasi oleh peraturan atau prosudur yang abstrak.

Ciri- ciri organisasi termasuk proses bisnis, budaya organisasi, tujuan, pilihan, dan gaya kepemimpinan. Seluruh ciri ini memengauhi jenis sistem informasi yang digunakan organisasi.

Stuktur Organisasi

Semua organisasi memiliki bentuk atau stuktur. Klasifikasi Mintzbegt(1979) menunjukkan lima jenis struktur organisasi: struktur wirausaha, birokrasi mesin, birokrasi dengan divisi, birokrasi professional, adhocracy. Pada perusahaan wirausaha kecil anda akan sering menemukan sistem yang dirancang dengan buruk yang dikembangkan terburu-buru yang sering melebihi kegunaannya dengan cepat. Pada rerusahaan multidivisi yang besar yang beroperasi pada rarusan lokasi anda akan sering menemukan bahwa tidak terdapat satu sistem informasi tunggal yang terintegrasi, tatapi justru setiap divisi memilik perangkat sistem informasinya sendiri.

Ciri-ciri lain Organisasi

Organisasi memiliki tujuan yang menggunakan sarana yang berbeda untuk mencapainya. Beberapa organisasi memiliki tujuan yang koersif (misalnya sebagai penjara) lainnya memiliki tujuan manfaat (missal untuk bisnis). Yang lainnya lagi memiliki tujuannormatif (universal, kelompok religious). Organisasi juga melayani kelompok yang berbeda atau memiliki anggota yang berbeda,beberapa menguntungkan anggotanya, yang lainnya menguntungkan klien, pemegang saham atau masyarakat.      

3.2 Bagaimana Sistem Informasi memengaruhi Organisasi dan Perusahaan

Sietem informasi telah menjadi alat yang integral, online, dan interaktif yang sangat terlibat pada operasi menit ke menit dan pembuatan keputusanpada organisasi besar. Selama decade terakhir, sitem informasi secara fundamental telah mengubah ekonomi organisasi dan meningkatkan kemungkinan mengelola pekerjaan. Teori dan konsep dari ekonomi dan sosiologi membantu kita memahami perubahan yang di bawa TI.

Dampak Ekonomi

Dari sudut pandang ekonomi, TI mengubah balik biaya relatif modal maupun biaya informasi. Teknologi sistem informasi dapat dilihat sebagai faktor produksi yang dapat digantikan dengan modal dan tenaga kerja tradisional. Sejalan dengan penurunan biaya TI, TI menggantikan tenaga kerja, yang secara historis merupakan biaya yang terus meningkat. Maka, TI harus menghasilkan penurunan jumlah menejer tingkat menengah dan pekerjaan administrasi seiring dengan TI yang menjadi pengganti bagi tenaga kerja Laudon (1990).

Seiring dengan penurunan biaya TI, TI juga menggantikan bentuk modal lainnya, seperti gedung dan mesin, yang tetap relatif mahal. Maka, dengan berjalannya waktu kita dapat berharap para manajer untuk meningkatkan investasi mereka pada TI karena penurunan biaya adalah relatif terhadap investasi modal lain.

Dampak Organisasi Dan Prilaku

Teori yang berdasarkan sosiologi dari organisasi yang rumit juga memberikan beberapa pengertian mengenai bagaimana dan mengapa perusahaan berubah dengan penerapan aplikasi TI yang baru.

Internet dan Organisasi

Internrt, terutama world wide web, adalah awal untuk memiliki dampak pening pada hubungan antar perusahaan dan entitas eksternal, dan bahkan pada organisasi proses bisnis di dalam perusahaan. Internet meningkatkan aksesibilitas, penyimpanan, dan distribusi informasi dan pengetahuan untuk organisasi. Pada intinya, internet mampu secara dramatis mengurangi biaya transaksi dan keagenan yang dihadapi kebanyakan organisasi.

Perusahaan membangun kembali beberapa proses bisnis utamanya dengan cepat berdasarkan teknologi internet dan membuat teknologi ini sebagai komponen penting infrasetruktur TI-nya. Jika jaringan sebelumnya memiliki bimbingan, hasilnya adalah proses bisnis yang lebih sederhana, karyawan lebih sedikit, dan organisasi yang jauh lebih rata dari pada dimasa lalu.

3.3 Menggunakan Sistem Informasi untuk Mencapai Keunggulan Kompetitif

Pada hamper semua industri yang anda lihat, anda akan menemukan beberapa perusahaan berkinerja lebih baik dari pada yang lain. Selalu terdapat perusahaan yang menonjol, pada industri otomotif Toyota dianggap pelaku superior. Pada eceran online murni, amazon.com adalah pemimpinnya. Dan pada eceran off line, wai-mart pengencer terbesar di bumi.

Perusahaan yang melakukan dengan lebih baik dari pada yang lain dikatakan memiliki keunggulan kompetitif dari yang lainnya, perusahaan memiliki akses terhadap sumberdaya khusus yang tidak dimiliki yang lain, atau mereka mampu mengunakan sumber daya yang tersedia umum dengan lebih efisien biasanya kerena pengetahuan dan aset informasi yang superior.   

Model Daya Kompetitif Portel

Model yang paling luas penggunaannya untuk mengerti keungulan kompetitif adalah model daya kompetitif  model ini menyediakan pandangan umum terhadap perusahaan, persaingannya, lingkungan perusahaan. Model portel seluruhnya adalah mengenai lingkungan bisnis umum perusahaan, pada model ini, lima daya kompetitif membentuk nasip perusahaan: Persaingan Tradisional, Pemain Baru di Pasar, Produk dan Jas Pengganti, Pelanggan, Pemasok.

Stategi Sistem Informasi Untuk Berhubungan Dengan Daya Kompetitif

Apa yang akan dilakukan oleh perusahaan jika dihadapkan dengan seluruh daya kompetitif ini? Dan bagaimana perusahaan mengunakan sistem informasi untuk melawan beberapa dorongan ini? Bagaimana anda mencegah pengganti dan menghalangi permainan baru di pasar? Terdapat 4 strategi umum yang masing-masing sering dimungkinkan dengan penggunaan teknologi dan sistem informasi: kepemimpinan harga rendah, diferensiasi produk, berfokus pada peluang pasar, dan menguatkan keakraban pelanggan dan pemasok.

Kepemimpinan Harga Rendah

Gunakan sistem informasi untuk mencapai biaya operasional terendah dan harga terendah. Contoh klasik adalah wai-mart, dengan menjaga harga yang rendah dan rata-rata di isi dengan baik menggunakan sistem pengisian kembali persediaan yang melegenda.

Wal-mart menjadi pemimpin bisnis enceran di amerika serikat, karena sistem pengisian kembali persediaan yang sangat cepat, Wal-Mart tidak perlu menghabiskan banyak uang untuk menjaga persediaan yang besar pada gudangnya sendiri. Sistem juga memungkinkan wal-mart menyesuaikan pembelian barang toko untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Diferensiasi Produk

Gunakan sistem informasi untuk memungkinkan produk dan jas baru, atau mengubah kenyamanan pelanggan dalam menggunakan produk dan jasa anda yang telah ada. Sebagai contoh, Google terus memperkenalkan jasa pencarian yang baru dan unit pada situs Webnya, seperti Google Maps. Dengan membeli PayPal, sistem pembayaran elektronik, pada tahun 2003, eBay membuat pelanggan lebih mudah untuk membayar penjualan dan mengembangkan penggunaan pasar lelangnya.

Berfokus Pada Peluang Pasar

Gunakan sistem informasi untuk memungkinkan fokus pasr khusus, dan layani pasar sasaran sempit ini lebih baik dari pesaing. Sistem informasi mendukung strategi ini dengan memproduksi dan menganalisis data untuk penjualan dan tekni pemasaran yang baik. Sistem informasi memungkinkan perusahaan menganalisis pola pembelian pelanggan, selera, dan preferensi dengan cukup dekat sehingga dapat menaikkan kampanye periklanan dan pemasaran dengan efisienkepada pasar sasaran yang lebih kecil.

Dampak Internet Pada Keunggulan Kompetitif

Internet hampir menghancurkan beberapa industri dan mengancam yang lainnya. Internet juga telah menciptakan pasar yang sepenuhnya baru dan membentuk dasar bagi ribuan bisnis baru. Sebagai contoh, industri ensiklopedia cetakan dan industri agen perjalanan hampir dikalahkan oleh ketersediaan pengganti melalui internet. Serupa dangan hal tersebut, internet juga memiliki dampak signifikan pada enceran, music, buku, broken, dan industri Koran.

Tenologi internet berdasarkan standar universal yang dapat digunakan perusahaan manapun, memudahkan pesaing untuk bersaing pada harga dan untuk pesaing baru untuk memasuki pasar. Karena informasi tersedia bagi siapa saja, internet meningkatkan kekuatan menawar dari pelanggan, yang dapat dengan cepat menemukan penyediaan perbiaya terendah pada Wab.     

Model Rantai Nilai Bisnis

Walaupun model portel membantu untuk mengenali daya kompetitif dan menyarankan stategi umum, model ini tidak mengkhususkan mengenai apa yang seharusnya dilakukan dan tidak menyadiakan metodologi untuk mecapai keunggulan kompetitif. Jika tujuan anda adalah untuk mencapai kesempurnaan operasi, di mana anda memulai? Disinilah model rantai nilai bisnis berguna.

Model rantai nilai menekankan aktifitas khusus pada bisnis dimana strategi kompetitif dapat diterapkan dengan paling baik dan diman sistem informasi paling mungkin memiliki dampak strategi.

Aktifitas utama paling terkait secara langsung dengan produksi dan distribusi produk dan jasa perusahaan, yang menciptakan nilai bagi perusahaan. Aktifitas utama termasuk logistik dari dalam, operasi, logistik dari luar penjualan dan pemasaran, dan jasa.

Aktifitas pendukung membuat pengiriman aktifitas utama dapat terjadi dan terdiri atas infrastruktus organisasi, SDM, teknologi dan pembelian.    

Praktik terbaik  industri biasanya dikenali melalui perusahaan konsutan, organisasi penelitian, agen pemerintah, dan asosiasi indutri sebagai solusi paling berhasil atau metode pemecahan masalah untuk mencapai tujuan bisis secara konsisten dan efektif.

Memanjakan Rantai Nilai: Jaringan Nilai

Bagaimana sistem informasi dapat digunakan untuk mencapai keuntungan strategi pada tingkat industri? Dengan bekerja dengan perusahaan lainnya, partisipan industri dapatmenggunakan TI untuk mengembangkan standar seluas industri untuk pertukaran informasi atau transaksi bisnis dengan elektronik, yang memaksa seluruh partisipan pasar untuk mengajukan standar yang sama.

Sinergi, Kompetensi Inti, Dan Strategi Berdasarkan Jaringan

Perusahaan besar pada umumnya merupakan sekumpulan bisnis. Sering kali, perusahaan dikelola secara keuangan sebagai kumpulan unit bisnis strategi, dan pengembalian kepada perusahaan terikat langsung kepada kinerja seluruh unit bisnis strategi. Sistem informasi dapat meningkatkan kinerja keseluruhan dari unit bisnis ini dengan mempromosikansinergi dan kompetensi inti.

Sinergi

Pemikiran mengenai sinergi adalah ketika output beberapa unit dapat digunakan sebagai input untuk unit lain, atau dua organisasi menggabuangkan pasar dan keahlian, hubungan ini mengurangi biaya dan menghasilkan keuntungan. Satu penggunaan TI pada situasi sinergi ini adalah untuk mengikat operasi unit bisnis yang terpisah agar dapat bertindak sebagai kesatuan. Sebagai contoh, menggabungkan Bank One menyediakan JPMorgan Chase jaringan cabang eceran yang sangat besar pada Midwest dan Soutwest.

Meningkatkan Kompetensi Inti

Cara lain untuk menggunakan sitem informasi untuk keunggulan kompetitif adalah untuk berfikir tentang cara sistem dapat meningkatkan kompetensi inti. Argumennya adalah bahwa kinerja semua unit bisnis akan meningkat sejauh perkembangan unit bisnis ini, atau menciptakan, kompetensi inti pusat. Kompetensi Inti adalaah aktifitas dimana perusahaan adalah pemimpin kelas dunia.

Sistem informasi yang mendorong pembagian pengetahuan diantara unit bisnis meningkatkan kompetensi. Sistem tersebut mungkin mendorong atau meningkatkan kompetensi yang telah ada dan membentuk karyawan agar waspada terhadap pengetahuan eksternal yang baru sistem tersebut juga dapat membantu bisnis dapat mengangkat kompetensi yang ada terhadap pasar terkait.  

Strategi Berdasarkan Jaringan

Ketersediaan interner dan teknologi jaringan telah memunculkan stategi yang mengambil keuntunga dari kemampuan perusahaan menciptakan jaringan satu sama lain. Strategi berdasarkan jaringan termasuk penggunaan ekonomi jaringan, model perusahaan virtual dan ekosistem bisnis.

3.4 Menggunakan Sistem untuk Keunggulan Kompetitif: Permasalahan Manajemen

Sistem infoermasi strategi sering mengubah organisasi sebagaimana produk, pelayanan, dan prosudur operasinya, mendorong organisasi menuju pola prilaku baru. Berhasil menggunakan sistem informasi untuk mencapai keunggulan kompetitif merupaka hal yang menantang dan membutuhkan koordinasi yang tepat atas teknologi, organisasi dan manajemen.

Meningkatkan Pembuatan Keputusan: Menggunakan Basis Data

untuk Menjelaskan Strategi Bisnis

keahlian piranti lunak: pelaporan dan permintaan basis data; desain basis data.

Keahliah bisnis: sistem pemesanan; analisis pelanggan.

Bisnis telah bertumbuh dengan tetap selama 10 tahun terakhir. Sekarang setelah direnovasi total, penginapan menggunakan paket akhir pecan romantis untuk menarik pasangan, paket liburan untuk menarik keluarga muda, dan paket potongan harga hari biasa untuk penarikan pengunjung bisnis. Pemiliknya sebelumny menggunakan sistem pemesanan dan pencatatan manual, yang menyebabkannya banyak masalah.

Pada situs Wab